ในโปรแกรม Microsoft Excel ให้ตั้งค่าข้อมูลที่จะใช้ในจดหมายเวียน
วิธีการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบรายการ (รายการ: ชุดของแถวซึ่งมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันหรือชุดของแถวที่คุณกำหนดเพื่อให้ทำหน้าที่เป็นแผ่นข้อมูลโดยใช้คำสั่ง สร้างรายการ) ซึ่งหมายความว่าแต่ละคอลัมน์จะมีป้ายชื่อวางอยู่ในแถวแรก และมีข้อมูลรายละเอียดประเภทเดียวกันอยู่ในคอลัมน์นั้น และห้ามมีแถวว่างเปล่า หรือคอลัมน์ว่างเปล่าอยู่ภายในรายการ คุณจะใช้ป้ายชื่อคอลัมน์ในการระบุตำแหน่งการเดินทางของข้อมูลในจดหมายเวียน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าป้ายชื่อคอลัมน์ระบุให้ทราบอย่างชัดเจนว่ามีข้อมูลชนิดใดบ้างอยู่ในคอลัมน์นั้น ซึ่งจะช่วยให้คุณเลือกข้อมูลที่ถูกต้องขณะทำการสร้างจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น การใช้ป้ายชื่อ ชื่อแรก ชื่อสกุล ที่อยู่ และ เมือง จะดีกว่าการใช้ป้ายชื่อ คอลัมน์ 1 คอลัมน์ 2 คอลัมน์ 3 และ คอลัมน์ 4
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเตรียมคอลัมน์แยกไว้ต่างหากแล้วเพื่อใส่องค์ประกอบแต่ละอย่างไว้ในจดหมายเวียน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณจะสร้างแบบฟอร์มจดหมายที่มีชื่อต้นของผู้รับแต่ละคนวางไว้ในส่วนเนื้อความของจดหมายนั้น คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคอลัมน์ใส่ชื่อต้นเพียงอย่างเดียว ไม่ใช่มีทั้งชื่อแรกและชื่อสกุลรวมอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน ถ้าคุณต้องการระบุผู้รับแต่ละคนโดยใช้ชื่อแรกและชื่อสกุล เช่น Mr. Smith คุณสามารถใส่ชื่อนำหน้าและชื่อสกุลไว้ในคอลัมน์เดียวกันได้ หรือจะใช้คอลัมน์หนึ่งสำหรับใส่ชื่อแรก และใช้อีกคอลัมน์หนึ่งสำหรับใส่ชื่อสกุลก็ได้เช่นกัน
เมื่อต้องการทำให้รายการให้ง่ายต่อการค้นหาเมื่อคุณเลือกรายการนั้นเพื่อใช้กับจดหมายเวียน ก็ให้ตั้งชื่อ (ชื่อ: คำหรือสายอักขระที่ใช้แสดงแทนเซลล์ ช่วงของเซลล์ สูตร หรือค่าคงที่ ให้ใช้ชื่อที่ง่ายต่อการเข้าใจ เช่น Products เพื่ออ้างถึงช่วงซึ่งยากที่จะเข้าใจ เช่น Sales!C20:C30)รายการนั้นด้วยวิธีดังต่อไปนี้
วิธีการ
เลือกทั้งรายการ
บนเมนู แทรก ให้ชี้ไปที่ ชื่อ แล้วคลิก กำหนด
พิมพ์ชื่อสำหรับรายการนั้น
คลิก เพิ่ม จากนั้นคลิก ปิด
บันทึกแล้วปิดสมุดงานที่มีข้อมูลอยู่
สลับไปที่โปรแกรม Microsoft Word
บนเมนู เครื่องมือ ให้ชี้ไปที่ จดหมายและเมล จากนั้นคลิก ตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน
ในสองขั้นตอนแรกของตัวช่วยสร้างจดหมายเวียน ให้เลือกชนิดเอกสารและเริ่มต้นเอกสารนั้น หากคุณจะสร้างป้ายชื่อผนึกหมายเวียน ให้คลิก ป้ายชื่อ ในขั้นตอนที่ 1 จากนั้นคลิก ตัวเลือกป้ายชื่อ ในขั้นตอนที่ 2 เพื่อเลือกขนาดและชนิดของป้ายชื่อที่จะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนเหล่านี้ของตัวช่วยสร้าง ให้ดูจากหัวข้อวิธีใช้ใน Word
ในขั้นตอนที่สามของตัวช่วยสร้าง ให้คลิก ใช้รายการที่มีอยู่ ภายใต้ เลือกผู้รับ จากนั้นคลิก เรียกดู
ในรายการ มองหาใน ให้คลิกโฟลเดอร์ที่คุณได้บันทึกสมุดงานไว้ด้วยข้อมูลของคุณ แล้วคลิกสมุดงานนั้น จากนั้นคลิก เปิด
ในกล่องโต้ตอบ เลือกตาราง ให้หาตำแหน่งที่ตั้งและคลิกรายการของคุณ จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย มีหัวเรื่องคอลัมน์ในแถวแรกของข้อมูล แล้วคลิก ตกลง
ในกล่องโต้ตอบ ผู้รับจดหมายเวียน ให้คลิกป้ายชื่อคอลัมน์ใดก็ได้ในข้อมูลของคุณที่สัมพันธ์กับชื่อเขตข้อมูลในเอกสาร Word ขั้นตอนนี้จะช่วยให้การแทรกข้อมูลของคุณลงในเอกสารแบบฟอร์มง่ายขึ้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเขตข้อมูลที่มีชื่อตรงกับป้ายชื่อคอลัมน์ ให้ดูจากหัวข้อวิธีใช้ใน Word
ถ้าคุณต้องการใส่เฉพาะชื่อผู้รับที่เลือกไว้ไว้ในจดหมายเวียนเท่านั้น ให้คลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ แล้วเลือกชื่อผู้รับที่ต้องการ
ใช้ขั้นตอนที่เหลือของตัวช่วยสร้างเพื่อเขียนข้อความ เพิ่มข้อมูลผู้รับ แสดงตัวอย่าง ปรับให้มีรูปแบบเฉพาะตัว บันทึก และพิมพ์เอกสาร หรือส่งเอกสารทางอีเมล ถ้าต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนเหล่านี้ของตัวช่วยสร้าง ให้ดูจากหัวข้อวิธีใช้ใน Word
หมายเหตุ
ขณะที่ Word เปิดสมุดงานไว้เพื่อสร้างจดหมายเวียน คุณจะไม่สามารถเปิดสมุดงานใน Excel ได้ ถ้าต้องการดูข้อมูลและป้ายชื่อคอลัมน์ของสมุดงานนั้น ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 3 หรือ 5 ของตัวช่วยสร้าง แล้วคลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ
คุณสามารถใช้จดหมายเวียนที่มีข้อมูลของ Excel ซึ่งเป็นจดหมายเวียนที่สร้างขึ้นจาก Word รุ่นก่อนหน้านี้ต่อไปได้ เมื่อต้องการเปิดและใช้จดหมายเวียนเหล่านี้ใน Word 2002 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า คุณจะต้องติดตั้ง Microsoft Query ซึ่งโปรแกรมนี้จะไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปในการสร้างจดหมายเวียนใหม่ใน Word 2002 หรือรุ่นที่ใหม่กว่า
สมัครสมาชิก:
ส่งความคิดเห็น (Atom)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น